Cải tiến công tác quản lý công văn đi, công văn đến

I.1. Lý do chọn đề tài :

Trong thời đại bùng nổ thông tin như hiện nay. Công tác văn thư đóng vai trò quan trọng trong nhà trường.

Công tác văn thư là việc tiếp nhận, xử lý thông tin (Văn bản, Chỉ thị; Thông tư; Thông báo; …) của các cấp ban ngành đến đơn vị và có nhiệm vụ phản hồi (Báo cáo, thông báo các thông tin trên…).

Việc tiếp nhận các loại văn bản, công văn, chỉ thị…là rất nhiều, nên đòi hỏi người làm công tác văn thư, văn phòng trong nhà trường phải biết sắp xếp, xử lý các thông tin một cách khoa học, nhanh chóng, chính xác giúp Thủ trưởng đơn vị kịp thời nắm bắt được những cái mới để có hướng giải quyết công việc một cách tốt nhất nhằm giúp đơn vị hoàn thành nhiệm vụ.

Nhưng việc bất cập hiện nay là mọi việc đều sử dụng máy vi tính. Trong khi đó người làm công tác văn thư vẫn phải cặm cụi hàng ngày ngồi viết tay công văn đi, công văn đến.

Bản thân tôi là một văn thư của trường Tiểu học Nguyễn Văn Trỗi, xuất phát từ những lý do trên, tôi rất trăn trở làm thế nào để quản lý và bảo quản tốt các loại công văn đi, công văn đến mà lại đỡ tốn thời gian. Từ những đúc kết kinh nghiệm nhiều năm qua tôi mạnh dạn đưa ra sáng kiến kinh nghiệm: “Cải tiến công tác quản lý công văn đi, công văn đến” để quản lý tốt hơn công tác của mình.

1. Nội dung và cách thức thực hiện giải pháp, biện pháp :

Trong thời đại thông tin như hiện nay, đã phát sinh các phần mềm giúp cho việc quản lý công văn của văn thư làm một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác. Thuận tiện cho việc tra tìm  nhanh, đỡ tốn thời gian và tốn diện tích.

Hiện nay phần mềm quản lý công văn đi, công văn đến đã được áp dụng vào một số trường trong đó có trường của tôi.

Cách thức thực hiện các bước như sau :

* Quản lý sổ văn vản :

Mục đích : Khai báo các sổ văn bản được quản lý trong hệ thống.

Bấm vào menu “Nghiệp vụ” chọn “Quản lý sổ văn vản”. Giao diện hiển thị bên dưới.

Để thực hiện thêm mới : Nhập thông tin sổ bao gồm :

– Tên sổ

– Loại sổ

– Năm sử dụng

Bấm nút “Thêm mới” để lưu dữ liệu.

* Nhập công văn đến :

Mục đích : Nhập thông tin công văn đến cần quản lý.

Bấm vào menu “Nghiệp vụ” chọn “Nhập công văn đến”. Giao diện hiển thị bên dưới.

Nhập thông tin văn bản.

Chọn file văn bản đính kèm bằng cách bấm vào nút (…) ở khung “Đường dẫn chứa file văn bản”. Sau đó bấm nút “Đính kèm vào văn bản”.

Để xóa văn bản đính kèm : Chọn dòng văn bản cần xóa. Bấm nút xóa, hệ thống sẽ yêu cầu xác nhận xóa file văn bản.

* Nhập công văn đi :

Mục đích : Nhập thông tin công văn đi cần quản lý.

Bấm vào menu “Nghiệp vụ” chọn “Nhập công văn đi”. Giao diện hiển thị bên dưới.

Nhập thông tin văn bản.

Chọn file văn bản đính kèm bằng cách bấm vào nút (…) ở khung “Đường dẫn chứa file văn bản”. Sau đó bấm nút “Đính kèm vào văn bản”.

Để xóa văn bản đính kèm : Chọn dòng văn bản cần xóa. Bấm nút xóa, hệ thống sẽ yêu cầu xác nhận xóa file văn bản.

* Nhập công văn nội bộ :

Mục đích : Nhập thông tin công văn nội bộ cần quản lý.

Bấm vào menu “Nghiệp vụ” chọn “Nhập công văn nội bộ”. Giao diện hiển thị bên dưới.

Nhập thông tin văn bản.

Chọn file văn bản đính kèm bằng cách bấm vào nút (…) ở khung “Đường dẫn chứa file văn bản”. Sau đó bấm nút “Đính kèm vào văn bản”.

Để xóa văn bản đính kèm : Chọn dòng văn bản cần xóa. Bấm nút xóa, hệ thống sẽ yêu cầu xác nhận xóa file văn bản.

* Tìm kiếm văn bản :

Mục đích : Tìm kiếm văn bản bao gồm : công văn đến, công văn đi, công văn nội bộ.

Bấm vào menu “Nghiệp vụ” chọn “Tìm kiếm văn bản”. Giao diện hiển thị bên dưới.

Nhập các tiêu chí cần tìm kiếm.

Bấm nút “Tìm kiếm” để lọc dữ liệu.

Bấm “Xuất Excel” để xuất danh sách ra file Excel.

Bấm “Xem/Chỉnh sửa văn bản” để xem và điều chỉnh nội dung văn bản.

Bấm “xóa” để xóa văn bản.

* Xử lý công văn đến :

Mục đích : Liệt kê danh sách các văn bản đến chưa được xử lý để cập nhật trạng thái xử lý.

Bám vào menu “Nghiệp vụ” chọn “Xử lý công văn đến”. Giao diện hiển thị bên dưới.

Chọn dòng văn bản cần xử lý.

Bấm nút xử lý văn bản, hệ thống sẽ hiển thị như bên dưới.

Bấm nút xử lý để cập nhật trạng thái xử lý công văn.

* Danh sách mượn văn bản :

Mục đích : Quản lý mượn/trả văn bản.

Bấm vào menu “Nghiệp vụ” chọn “Danh sách mượn văn bản”. Giao diện hiển thị bên dưới.

Để nhập thông tin mượn văn bản, bấm “Nhập thông tin mượn văn bản”, hệ thống sẽ hiển thị như bên dưới.

Nhập thông tin mượn văn bản mượn và người mượn bấm nút lưu để lưu thông tin mượn văn bản.

Để cập nhật trả văn bản, chọn dòng văn bản trên giao diện tìm kiếm văn bản mượn. Bấm “Cập nhật trạng thái trả văn bản”.

Chọn tình trạng “Đã trả” và “Ngày trả” sau đó bấm nút Lưu thông tin để chuyển trạng thái thành trả văn bản.

III.1. Kết luận :

Để công việc có hiệu quả, đạt thành tích cao đòi hỏi trước tiên bản thân của mỗi cán bộ văn thư phải không ngừng nghiên cứu, tìm tòi, học hỏi trao dồi kinh nghiệm, vận dụng một cách linh hoạt hoàn cảnh thực tế ở mỗi nơi. Biến cái khó thành cái dễ, thành thói quen của mình, thì công việc lúc nào cũng trôi chảy và đạt hiệu quả cao.

Công tác văn thư, văn phòng là bộ mặt của cơ quan đơn vị nên trước tiên người làm công tác này phải có phương pháp làm việc khoa học, nhanh chóng, chính xác,…

Trên đây là một vài kinh nghiệm nhỏ mà bản thân tôi đúc kết được thông qua quá trình làm công tác văn thư.

Bấm vào đây để tải về